Primeiro dia na recepção

Este é o caminho completo de um dia na recepção, do login até o paciente sair. Siga na ordem uma vez e você já dá conta do balcão sozinha — o resto se aprende usando.

Ainda não tem senha? Comece por Definir sua senha.

1. Confirme em qual clínica você está

Este é o passo que todo mundo esquece, e ele quebra o resto do dia.

Clique na sua foto, no canto superior direito, e olhe o campo Clínica. Se a clínica errada estiver selecionada, você vai cadastrar paciente no lugar errado e a fila do check-in vai aparecer vazia sem motivo aparente.

Se você atende em mais de uma unidade, é aqui que troca — e vale reconferir toda vez que a tela parecer estranha.

2. Reconheça a tela inicial

Ao entrar, a tela Início já mostra a agenda do dia. Acima dela ficam dois atalhos:

• Adicionar Paciente
• Adicionar Agendamento

Esses dois botões resolvem a maior parte do seu dia. O menu da esquerda tem o resto: Pacientes, Agenda, Lista de Espera, Check-in, Chat e Financeiro.

3. Cadastre um paciente

Vá em Pacientes e clique em Adicionar Paciente.

Só dois campos são realmente obrigatórios:

• Nome Completo — precisa ter nome e sobrenome, não aceita só o primeiro nome
• Celular/WhatsApp — com DDD. A única exceção é quando você preenche Responsável: aí o celular deixa de ser obrigatório, porque o contato passa a ser o do responsável

O resto (e-mail, CPF, nascimento, RG) é opcional, mas vale preencher: sem CPF o paciente não consegue usar convênio, e você só vai descobrir isso na hora de agendar.

No endereço existe uma pegadinha boa de saber: se você preencher o CEP, os campos de rua, número, bairro, cidade e estado passam a ser obrigatórios. Deixando o CEP em branco, o endereço inteiro é opcional.

Clique em Salvar. O sistema leva você direto para a tela de edição, que é onde se adiciona convênio — em Convênios, botão Adicionar Convênio, com a carteirinha e a validade.

Dica: nome parecido com o de outro paciente só gera um aviso, e você decide. Já telefone, CPF, RG ou e-mail repetido na mesma clínica o sistema não aceita: confira se o paciente já existe. Se o telefone é do responsável, veja Como cadastrar um paciente menor de idade ou com responsável.

4. Agende

Vá em Agenda. Antes de qualquer coisa, confira de quem é a agenda aberta, no botão do topo. O sistema já abre um profissional e lembra a última escolha; para trocar, clique nele e escolha outro. Mais em Como ver e marcar na agenda de outro profissional.

Para criar, clique em Novo Agendamento no painel da direita, ou direto num horário vazio do calendário.

No modal, preencha:

• Paciente — busca por nome, CPF ou telefone
• Procedimento — dá para somar outros em ”+ adicionar procedimento”
• Convênio — só aparece se o paciente tiver convênio cadastrado
• Data, Hora Início, Hora Fim
• Status — comece com “Agendado” ou “Confirmado”
• Valor (calculado) — o sistema calcula, você não digita

Clique em Salvar Agendamento.

O passo a passo completo, com remarcar e desmarcar, está em Como marcar, remarcar e desmarcar uma consulta.

Particular ou convênio

O campo Convênio vem com Particular como primeira opção. Escolhendo um convênio, a lista de procedimentos encolhe: passam a aparecer só os que aquele plano cobre.

Se o procedimento que você quer sumiu, é porque o plano não cobre. O sistema avisa e sugere o caminho certo — para cobrar esse item como particular, faça um agendamento separado, não misture os dois no mesmo horário.

O paciente não está cadastrado?

Não saia da tela. Na busca do próprio modal, quando nada é encontrado, aparece + Adicionar Paciente. Você cadastra e o sistema volta para o agendamento com o paciente já selecionado, sem perder o que você tinha preenchido.

O mesmo vale partindo do Check-in e da Lista de Espera.

Não tem horário

Horário já ocupado por outro paciente não impede o agendamento: é um encaixe (Como encaixar um paciente fora do horário). O que impede é horário bloqueado na agenda. Nesse caso, o formulário mostra o link Adicionar este paciente à lista de espera. O paciente entra na fila e, quando abrir vaga, você resolve pela tela Lista de Espera — cada linha tem o botão Agendar, e ao agendar ele sai da lista sozinho.

5. Receba quem chegou

A tela Check-in é a fila do dia. Primeiro, preencha Meu guichê com o número do seu balcão: sem isso o sistema não deixa chamar ninguém.

Para registrar uma chegada, digite o nome na busca e clique em Marcar chegada. Se a pessoa não tem agendamento hoje, ali mesmo aparece Criar agendamento; se nem cadastro tem, aparece Cadastrar paciente.

O paciente então caminha pelas colunas:

• Chegou — acabou de chegar. O que você faz: Chamar, que anuncia no painel e chama ao seu guichê
• Na recepção — está no seu balcão. O que você faz: Pronto p/ médico quando terminar
• Pronto p/ médico — na sala de espera. O que você faz: nada, o médico assume
• Em atendimento — com o profissional. O que você faz: nada
• Pós-consulta — saiu do consultório. O que você faz: Registrar saída, ou Pronto p/ médico se tiver outra consulta no dia

O botão Chamar próximo, no topo, chama para o seu guichê primeiro quem tem prioridade legal (80+ antes de todos) e, depois, quem chegou antes.

Alguns convênios exigem guia e autorização antes de liberar. Nesses casos, ao clicar em Pronto p/ médico abre a janela Liberar para o médico, pedindo o número da guia e o da autorização.

O passo a passo completo está em Como fazer o check-in do paciente e organizar a fila.

6. Cobre no balcão

A cobrança do dia não começa na tela Financeiro — começa no próprio agendamento.

Abra o agendamento (pela Agenda ou clicando no card do check-in) e olhe o bloco de cobrança:

• Paciente particular sem conta ainda: Cobrar na chegada, botão Gerar conta
• Conta com saldo: botão Receber, que abre Receber pagamento — informe o Valor recebido e a Forma de pagamento, e confirme
• Conta quitada: aparece só o aviso, sem botão

Convênio não tem esse botão de propósito: convênio é faturado por guia e lote, não no balcão.

Abrir e fechar o caixa

Em Financeiro → Caixa, comece o turno em Abrir caixa, informando o Fundo de troco que está fisicamente na gaveta. No fim do turno, Fechar caixa e o Valor contado na gaveta — o sistema mostra a divergência, se houver.

Problemas comuns

A fila do check-in está vazia e não devia estar. Você está na clínica errada. Confira o campo Clínica no menu da sua foto.

A agenda não aparece. Falta escolher o profissional em Selecionar Profissional.

Não consigo salvar o agendamento. Se o paciente tem a etiqueta “Cadastro pendente”, falta telefone ou responsável no cadastro dele. O botão Completar cadastro leva direto ao campo que falta.

O convênio não aceita o paciente. Quase sempre é o CPF em branco no cadastro. O sistema diz qual campo falta.

O botão Chamar está apagado. Falta preencher Meu guichê no topo da tela.

Não vejo a aba Relatórios no Financeiro. É esperado: o perfil da recepção enxerga Recebimentos e Caixa. Relatórios, despesas e convênios são das pessoas com perfil administrativo. Veja o que cada perfil faz.

Precisa de ajuda?

Dentro do sistema, o botão Suporte, no rodapé do menu lateral, abre os canais de atendimento de segunda a sexta, das 8h às 18h.

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